Em uma empresa ou órgão público, é muito importante que sempre seja feita a conciliação bancária, um procedimento que, embora não seja muito conhecido do grande público, é extremamente importante para evitar diversos problemas financeiros que possam acontecer, além de controlar o fluxo de caixa que ocorre nas contas bancárias dos locais.
Sendo um processo de extrema importância, é necessário um profissional capacitado que consiga realizar esse serviço com competência e que consiga observar toda a movimentação para identificar quaisquer problemas que devem ser resolvidos com a máxima urgência.
Tendo isso em mente, separamos as principais informações sobre a conciliação bancária, desde a sua principal finalidade e como ela é realizada nas mais diversas empresas e setores. Assim, você poderá compreender melhor a importância de sempre acompanhar as movimentações bancárias e como elas devem estar de acordo com seu livro caixa.
O que é conciliação bancária?
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A conciliação bancária nada mais é que um processo onde verificamos se há coincidência entre os registros de uma conta bancária e as informações financeiras registradas internamente, no livro caixa ou em sistemas contábeis. É uma forma de assegurar que todas as transações sejam contabilizadas corretamente e identificar qualquer erro ou discrepância.
Basicamente, a conciliação ajuda para que não haja contradições entre os valores contábeis de uma empresa existentes nas contas bancárias e nos sistemas internos, evitando possíveis problemas financeiros.
Qual a finalidade da conciliação bancária?
A finalidade da conciliação bancária é garantir a precisão das informações financeiras, detectar erros ou fraudes, e ajudar na tomada de decisões financeiras informadas. Também é importante para manter a integridade dos registros contábeis e cumprir obrigações fiscais.
No caso de uma empresa privada, esse tipo de procedimento é importante para evitar quaisquer desvios e fraudes fiscais, enquanto no setor público, as conciliações tem o objetivo de realizar um controle dos cofres públicos e identificar como os valores estão sendo gastos, tudo isso com transparência e podendo ser acessado pela população.
Como é feita a conciliação bancária?
A conciliação bancária é feita em processo que se inicia com o profissional responsável analisando os extratos bancários e conferindo sua movimentação com o que fora registrado nos sistemas internos para encontrar possíveis erros ou discrepâncias. Após isso, caso haja algum problema, identificar a causa do mesmo e buscar corrigi-lo.
Feita a correção, é necessário atualizar os registros para que que o movimento da conta bancária bata com o movimento interno e assim uma nova análise é realizada para conferir se tudo está lançado corretamente.
Esse procedimento deve ser feito periodicamente para que os sistemas sempre estejam de acordo e que não constem irregularidades que não possam ser identificadas para que, se necessário, as ações legais sejam tomadas.
Quais os principais erros na conciliação bancária?
Durante a análise de uma conciliação bancária, existem diversos erros que podem ser encontrados pelo profissional, como lançamento duplicados, transações não registradas, erros de digitação, cheques não compensados, tarifas ou juros não registrados, transações não autorizadas ou pagamentos atrasados.
Todos esses erros podem ser encontrados devido a algum problema humano ou de sistema, além de, obviamente, uma possível tentativa de fraude. Caso algum desses erros sejam encontrados, é necessário buscar as soluções de imediato, como veremos a seguir.
Como evitar erros na conciliação bancária?
Além da atualização regular dos registros para evitar possíveis erros de conciliação bancária, outras ações que podem auxiliar nesse procedimento são sempre verificar a precisão dos dados, modernizar o processo com sistemas automatizados, manter um controle dos cheques compensados e não compensados, e sempre estar capacitado ou capacitar funcionários com relação a transações financeiras.
Tendo todas essas informações sobre conciliação bancária em mente, além de manter seu fluxo organizado e livre de possíveis problemas, você terá um maior controle do seu caixa e, se possível, tomar algumas decisões com os valores que estiverem disponíveis nos seus cofres.
