Lean office: o que é e como aplicar?

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O Lean Manufacturing foi muito famoso na indústria e fábricas automobilísticas, porém aos poucos está sendo inserido no mercado o Lean Office, um outro tipo de experimento e forma de se trabalhar em escritórios. Ambas as filosofias seguem o mesmo rumo, que é o de evitar desperdícios, aumentar a produtividade e ser mais eficiente fazendo mais com menos. 

Mas como essa mesma filosofia pode ser aplicada em um escritório? Ou pior, em um escritório que não tem nenhuma relação direta com vendas como um escritório de advocacia, por exemplo. Quer aprender então sobre o que é o Lean Office? Nos acompanhe no artigo abaixo! 

O que é o Lean office?

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O Lean Office é uma filosofia ou um termo que descende do Lean Manufacturing. Lean, em inglês, significa magro ou esguio, e é exatamente essa filosofia por trás dos dois métodos de trabalho. Mas como um escritório ou fábrica seriam “magros”? 

A magreza a qual se refere a filosofia lean significa ser enxuto, mas bastante eficiente. É fazer mais, produzir mais, realizar serviços com mais qualidade mas com menos recursos, menos tempo e até mesmo menos esforço. 

A filosofia Lean é uma filosofia de promoção ao trabalhar bem e melhor, sem desperdício. Ela nasceu em fábricas automobilísticas, como comentamos, e de fato é muito mais fácil imaginar como a filosofia Lean pode ser aplicada em uma fábrica, reduzindo o desperdício, favorecendo e facilitando a forma como alguns processos são realizados, etc. 

O que é o Lean office?
Fonte/Reprodução: original.

Mas o mesmo não pode ser dito de um escritório. Como o Lean Office pode ser aplicado? Aplicar o Lean Office realmente é um tanto mais difícil, porém é ao mesmo tempo tão ou mais recompensador do que realizar o Lean em fábrica. 

Isso porque, se você imaginar como é a dinâmica de um escritório irá conseguir identificar algumas situações de desperdício, como uma espera de um profissional que depende de outro para o serviço continuar, a procura de uma assinatura, a espera de uma ligação, um serviço que acaba desencontrando do seu sucessor, um telefone que está ocupado, etc. 

Tudo isso são oportunidades de melhoria que podem ser sanadas, e devem, pelo Lean Office. Quando o Lean Office é bem utilizado ele tem o poder de projetar o escritório para trabalhar em mais harmonia evitando todos esses processos que são mal planejados e acabam atrasando todo o trabalho no ambiente. 

Quais são os 3 pilares do lean?

O Lean Manufacturing tem 3 pilares, esses pilares praticamente definem o teor do que a fábrica produz e servem como guia para um bom desempenho. Esses pilares são: 

  • Qualidade da primeira formada;
  • Fluxo de produção;
  • Sistema de manufatura.

Esses são os pilares do que chamamos de Lean Manufacturing. Porém esses pilares podem ser retraduzidos para o Lean Office? Perfeitamente! 

O Lean Office pode se aproveitar destes 3 pilares, ajustando a qualidade da primeira, formada como um padrão de excelência para ser adotado por todo escritório, o fluxo de produção criando padrões e organogramas para automação de alguns processos  e sistema de manufatura como a execução desse esquema de automação. 

Como utilizar lean Office?

A primeira coisa que uma empresa que espera realizar o Lean Office deve fazer é analisar cuidadosamente o ambiente de trabalho, sua rotina, os cacoetes do dia a dia e verificar as oportunidades de melhora. Depois ir aos poucos analisando como esses “desperdícios” de recurso, tempo e material humano podem ser sanados. 

Como aplicar o Lean Office?

Aplicar o Lean Office é algo que deve ser feito aos poucos, inserindo a filosofia Lean na cultura dos colaboradores e também nos gestores, incluindo todos na empresa na mesma mentalidade! 

O Lean Office é acima de tudo uma forma de garantir que seus colaboradores possam produzir mais com menos esforço favorecendo não só os resultados como o próprio ambiente de trabalho. 

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